“جلسه بدون راز”؛ تاکتیکِ مدیران موفق

 

مدیران سازمان‌ها برای موفقیت در مدیریت معمولا با مشکل شناسایی گام اول روبه‌رو می‌شوند. «جلسات بدون راز» با کارمندان و سایر نیرو‌های موثر در مجموعه می‌تواند مسیر صحیح برای شروع اصلاحات یا چاره‌جویی برای حل چالش‌ها باشد. اجازه و امکان مکالمه صریح، صادقانه و بدون ویرایش در جلسات کاری باعث ایفای نقش فعال افراد در سازمان می‌شود.

شما می‌توانید با تمرکز بر دو مساله اساسی مکالماتی خالصانه، باکیفیت و توام با آزادی را در جلساتتان برقرار‌سازید: اجازه و امکان دادن به افراد برای ابراز کامل خود و ایجاد فضایی امن. اینکه اجازه و امکان گفتن و پرسیدن هر چیزی وجود داشته باشد، بسیار مفید واقع می‌شود و به ما این امکان را می‌دهد که خود را کاملا ابراز کنیم:

 

آنچه را که می‌خواهیم بجوییم، بازخورد بدهیم و هر زمان که نیاز ببینیم درباره مسائل اظهار نظر کنیم. در ملاقات‌هایتان صراحتا درباره اجازه و امکان دادن صحبت کنید؛ بهتر است مستقیما به آن بپردازید تا اینکه تصور کنید مساله‌ای بدیهی است.

 

نیاز به چه مجوز‌هایی از طرف گروه خود دارید تا بتوانید رهبری موثری داشته باشید؟ گروهتان نیاز به چه مجوز‌هایی از طرف شما دارد تا بتواند مشارکت موفقیت‌آمیزی داشته باشد؟ دوم اینکه وقتی افراد در جلسه‌ای احساس امنیت می‌کنند، انتقادپذیرتر هستند و آنچه را که در ذهن دارند بدون واهمه بیان می‌کنند.

 

این کمک می‌کند که مکالمات شما گسترده‌تر و عمیق‌تر شوند. برای ایجاد امنیت روانی در ملاقات‌ها، از گروه بخواهید که تمام توجه خود را به شخصی که صحبت می‌کند اختصاص دهد، به هر فرد اجازه دهید از تمام‌وقت خود استفاده کند و افکارش را کامل بیان کند و نظرات و سوالات خود را به اشتراک بگذارید.

من اخیرا با گروهی از مدیران برای بحث درباره راه‌های بهبود و توسعه جلسات ملاقات کرده‌ام. هدف ما این بود که کشف کنیم چگونه می‌توان فضایی را ایجاد کرد که افراد حقیقتا مشتاقانه منتظر حضور در آن باشند. هر کدام از ما با توصیف جلساتی که آن‌ها را به‌عنوان جلساتی قدرتمند به خاطر می‌آوردیم، بحث را آغاز کردیم.

یک داستان برجسته
یکی از همکاران من از زمانی صحبت کرد که مهندسی جوان و درحال فعالیت بر چند پروژه در گروهی در یک واحد تولیدی بود. او می‌گفت: «وقتی مدیرمان جاش به کارخانه می‌آمد، همه را برای خوردن پیتزا بیرون می‌برد و جلسه‌ای «بدون راز» داشتیم.

 

جاش هر چیزی که می‌خواست بداند را می‌پرسید و ما هم همین کار را می‌کردیم. این جلسه‌ای بود که همه اجازه داشتند هر چیزی بگویند و بپرسند. ایده شگفت‌انگیزی بود.» جاش از این جلسات استفاده می‌کرد که ببیند اوضاع گروهش چطور است، پیشرفت پروژه‌ها چگونه است و نیاز‌های گروه در پشتیبانی و منابع چیست. او سوالات گسترده‌ای را برای آغاز این مکالمات آزاد می‌پرسید:

* فکر می‌کنید نیاز است چه چیز‌هایی را بدانم؟
* کجا‌ها به کشمکش برخورد می‌کنید؟
* به چه چیز‌هایی افتخار می‌کنید؟

هیچ فشاری برای رسیدن به پاسخ‌های بی‌نقص وجود نداشت، بلکه تنها الزام صداقت و خلوص بود. البته اینکه جاش مدیری متفکر، قابل‌اعتماد و دلسوز بود نیز بی‌تاثیر نبود؛ چراکه این‌ها خصوصیاتی هستند که لازمه ایجاد امنیت روانی است که در چنین گفت‌وگویی ضروری است.

دستیابی به جلسات بهتر در نهایت به رهبری توام با احترام متقابل، فراگیری و ایجاد فضایی به اندازه کافی امن- به‌طوری‌که افراد بتوانند در چنین فضایی آنچه در ذهن دارند را بیان کنند- برمی‌گردد. لازم نیست شما دقیقا همان کاری که جاش انجام داد را انجام دهید؛ اما می‌توانید آزادی، صداقت و صراحت و کیفیت گفت‌وگوهایتان در جلسات را با تمرکز بر دو مساله اساسی ارتقا دهید: اجازه و امکان دادن و ایجاد فضایی امن.

 

چطور این کار را انجام دهیم؟
با اجازه و امکان دادن شروع می‌کنیم. اینکه اجازه دهیم هر چیزی گفته یا پرسیده شود بسیار سودمند است و به ما این امکان را می‌دهد که کاملا خودمان را ابراز کنیم:

 

در پی آنچه می‌خواهیم باشیم، بازخورد بدهیم و زمانی که نیاز می‌بینیم درباره مسائل اظهار نظر کنیم. جاش با اعلام اینکه می‌خواهد جلسه «بدون راز» داشته باشد، به گروه خود اجازه می‌داد سطحی از صداقت و صراحت را عملی کنند که در بیشتر موقعیت‌ها دردسترس نیست.

 

او از افرادی که صحبت می‌کردند می‌خواست نظرات خود را پنهان نکنند و دقیقا آنچه می‌اندیشند را بدون هیچ ویرایشی به زبان آورند.

 

او از کسانی که شنونده بودند درخواست می‌کرد به همتایان و همکاران خود فرصتی برای اینکه کاملا شنیده شوند، بدهند؛ آنچه همه ما می‌خواهیم- اینکه دقیقا آنچه را که می‌اندیشیم، بگوییم و برای صحبت کردن درباره آنچه می‌اندیشیم، محترم شمرده شویم.

در جلسات خود صراحتا درباره اجازه دادن صحبت کنید- بهتر است مستقیما به آن بپردازید تا اینکه تصور کنید مساله‌ای بدیهی است. نیاز به چه مجوز‌هایی از طرف گروه خود دارید تا بتوانید رهبری موثری داشته باشید؟ گروهتان نیاز به چه مجوز‌هایی از طرف شما دارد تا بتواند مشارکت موفقیت‌آمیزی داشته باشد؟

 

به‌عنوان یک رهبر از گروه خود اجازه بگیرید که:

* وقتی مکالمه به واگرایی یا تکرار می‌افتد، آن را در مسیر صحیح خود نگه دارید.
* کسانی را که هنوز صحبت نکرده‌اند، مورد خطاب قرار دهید.
* اگر افرادی مکالمات را تحت سلطه خود گرفتند، آن‌ها را عقب نگه دارید.
* وقتی می‌خواهید کسی مساله را شرح و بسط دهد از او سوالات تصریح‌کننده بپرسید.

با یادآوری اینکه گروهتان امکان انجام این کار‌ها را دارد، به آن‌ها قدرت و اختیار دهید:

* در هر زمان سوال بپرسند.
* اگر همکارانشان هنوز صحبت نکرده‌اند، آن‌ها را به مکالمه دعوت کنند.
* برای اختصاص زمان بیشتر به یک موضوع درخواست کنند.
* از سایر افراد بخواهند درباره اینکه کجای یک مساله هستند، بیشتر صحبت کنند.
* نگرانی‌هایی راکه کاملا رفع نشده‌اند، بیان کنند.

 

نهایتا گروهتان (و خودتان) را تشویق کنید که قبل از اظهارنظر اجازه بگیرند. این کمک می‌کند نظرات شما دوستانه و امن تلقی شده و سایرین را به تفکر وا دارد. قبل از اعلام نظرتان بگویید:

* می‌توانم یک سوال از شما بپرسم؟
* می‌توانم چیزی بگویم؟
* می‌توانم یک مشورت به شما بدهم؟
* می‌توانم در چیز‌هایی که گفتی کمی به عقب برگردم؟

 

اگر به‌خاطر نگه داشتن این موارد سخت به نظر می‌رسد، خلاصه مطلب این است که: شما و گروهتان حق دارید هر چیزی را که نیاز دارید تا در جلسات موثر باشید، بخواهید- بحث را به سوی نتیجه سوق دهید، خودتان را کاملا ابراز کنید و ارزش‌هایی را به بحث بیفزایید.

حالا بیایید بر امنیت تمرکز کنیم. میزان امنیت روانی‌ای که فرد در محیط جلسه احساس می‌کند تا حد زیادی به تجربیات پیشین وی برمی‌گردد. بسیاری از ما این احساس را تجربه کرده‌ایم که پس از اینکه اظهار نظر کرده‌ایم، گویی شنیده نشده‌ایم یا مورد قدردانی قرار نگرفته‌ایم.

 

اما زمانی که افراد احساس می‌کنند نظراتشان شنیده و با احترام با آن‌ها برخورد خواهد شد، انتقادپذیرتر می‌شوند و دقیقا آنچه را که می‌اندیشند، به زبان می‌آورند. زمانی که همه در مکالمات مشارکت داده می‌شوند و فضا را به اندازه کافی امن می‌یابند که آنچه را که در ذهن دارند، بیان کنند، مکالمات گسترده‌تر و عمیق‌تر می‌شوند. برای ایجاد امنیت روانی حین یک ملاقات باید:

* از گروه بخواهید تمام توجه خود را به هر فردی که صحبت می‌کند معطوف سازد (این کار را در ابتدای جلسه انجام دهید).

* به هر فرد اجازه دهید از تمام زمان خود استفاده کند و نظرات خود را کامل بیان کند.
* در صورت نیاز، برای شفاف‌سازی مساله سوالات تکمیلی بپرسید.
* نکات ارزشمند در نظرات و سوالات مطرح‌شده توسط افراد را به اشتراک بگذارید.
* افراد را به نام خطاب کنید و به نظراتی که در طول جلسه بیان کرده‌اند، اشاره کنید.
* کسانی را که هنوز صحبت نکرده‌اند به مکالمه دعوت کنید.
* همه سوالات و هر سوالی را با صداقت پاسخ دهید.
* در پایان جلسه، آنچه را که دریافتید به‌صورت خلاصه بیان کنید.

* اقداماتی را که برای عملی کردن نتایج حاصل از جلسه انجام خواهید داد، شرح دهید و از گروهتان نیز بخواهید که پیشنهاد‌های خود را اعلام کنند.

* میزان کیفیت جلسه را تصدیق کنید و از گروه به‌خاطر آن تشکر کنید.
پس از جلسه با این اقدامات روال جلسه را پیگیری کنید:
* کامل کردن اقدامات برنامه‌ریزی‌شده در مهلت‌های تعیین شده توسط شما.
* پرهیز از به اشتراک گذاشتن محتوای مکالمات بدون اجازه سایر حضار.
* ارسال یادداشت تشکر کتبی برای شرکت‌کنندگان (در زمان مناسب).
* پیگیری از افراد برای اطمینان از اینکه به شکلی که رضایتشان جلب شود به نظرات آن‌ها پرداخته شده است.

افراد نمی‌خواهند فقط احساس تعلق کنند، آن‌ها می‌خواهند نقش فعال داشته باشند. شما می‌توانید با به‌کارگیری ایده‌هایی که بالاتر ذکر شد به گروه خود فرصت این کار را بدهید. در روند برقراری مکالماتی صادقانه و صمیمانه‌تر و توام با احترام متقابل بیشتر، گروه شما منسجم‌تر خواهد شد و اعضای گروه می‌توانند قدرتمندتر با هم کار کنند.

 

حتی ممکن است آن‌ها به‌دلیل گفتگو‌های عالی و جالب توجهی که در اثر اجازه دادن و امنیت ایجادشده، مشتاقانه در انتظار جلسات با شما باشند؛ و حتی بهتر از آن، ممکن است خود شما هم مشتاقانه در انتظار رهبری این جلسات باشید.

 

مترجم: فاطمه تل‌زرد